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對于上海展會設(shè)計公司來說招展策劃是會展策劃的核心內(nèi)容之一，招展策劃是否合理，內(nèi)容是否完善，直接關(guān)系到招展工作的執(zhí)行，招展工作的好壞會影響到展會的效果，也是展會能否取得成功的關(guān)鍵。

一、展會設(shè)計公司招展前準(zhǔn)備-信息的收集

（一）收集目標(biāo)參展商信息

招展策劃的第一步是通過廣泛收集目標(biāo)參展商的信息，建立一個完整實用的目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫，為展會招展做好基礎(chǔ)性的工作。所謂目標(biāo)參展商，是指辦展機(jī)構(gòu)認(rèn)為可能會來參加展出的企業(yè)或其他單位。目標(biāo)參展商是展會招攬展出者的目標(biāo)范圍。

1.目標(biāo)參展商的信息收集渠道

目標(biāo)參展商的信息可以通過以下幾種渠道收集。

（1）各行業(yè)的企業(yè)名錄很多行業(yè)都有行業(yè)內(nèi)企業(yè)的名錄，組展方可以從中找到大量的目標(biāo)參展商信息。

（2）商會、行業(yè)協(xié)會、連鎖協(xié)會等行業(yè)組織因為這些組織機(jī)構(gòu)對本行業(yè)的企業(yè)了解很深并備有企業(yè)的詳細(xì)資料，組展方可以從中獲取所需要的信息。而且有些行業(yè)協(xié)會或協(xié)會的海外組織，能提供同行業(yè)海外參展商的信息。

（3）政府相關(guān)部門某些政府部門對其所主管行業(yè)的企業(yè)有較詳細(xì)的了解，可從中獲取信息。如果舉辦國際展會，組展機(jī)構(gòu)還需要在不同的國家和地區(qū)尋找展位銷售代理商，而政府有關(guān)部門能提供相應(yīng)的市場分析資料，或代為尋找比較合適的代理商。

（4）同類展會組展機(jī)構(gòu)應(yīng)經(jīng)常關(guān)注同類展會的舉辦，及時收集國內(nèi)外同類展會的信息和報道，儲備參展商的資料和有關(guān)信息。

（5）各種專業(yè)媒體組展方可以通過專業(yè)報刊、行業(yè)會刊或?qū)I(yè)網(wǎng)站等媒體收集目標(biāo)參展商的信息。

此外，還可以通過外國駐華機(jī)構(gòu)、各個國家或地區(qū)的辦事機(jī)構(gòu)以及電話黃頁等渠道收集目標(biāo)參展商的信息。收集的信息應(yīng)包括企業(yè)的名稱、地址、聯(lián)系電話、傳真、網(wǎng)址、E-mail、聯(lián)系人等基本信息，還應(yīng)該有參展企業(yè)的產(chǎn)品種類、目標(biāo)市場、企業(yè)規(guī)模等市場信息，這些信息對以后會展拓展有重要參考價值。

2.建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫

收集到大量參展商信息之后，建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫，并及時對數(shù)據(jù)庫更新。

（1）通過計算機(jī)建立有一定結(jié)構(gòu)的文本信息。參展商數(shù)據(jù)庫信息盡量詳細(xì)，應(yīng)包括企業(yè)的名稱、地址、聯(lián)系電話、傳真、網(wǎng)址、E-mal、聯(lián)系人等基本信息，以及參展企業(yè)的產(chǎn)品種類、目標(biāo)市場、企業(yè)規(guī)模等市場信息。

（2）選擇合適的軟件，對信息進(jìn)行分類，便于查詢和統(tǒng)計。

（3）及時修改與調(diào)整。根據(jù)招展工作的需要及時調(diào)整和修改參展商數(shù)據(jù)庫。

目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫的建立應(yīng)注意以下幾點:分類科學(xué)、數(shù)據(jù)真實、查找方便、及時更新。

（二）展會設(shè)計公司招展前準(zhǔn)備-了解參展商的類型

展會活動會吸引為數(shù)眾多的參展商，不同參展商往往在自身的性質(zhì)、參展目的、參展行為等方面存在明顯的差異。根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可將參展商分為不同類型。

1.根據(jù)參展商的國別劃分

根據(jù)參展商的國別不同，可以將參展商分為國內(nèi)參展商和國外參展商（或境外參展商）我國《專業(yè)性展覽會的等級劃分及評定》（華人民共和國商業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)SB/T103582002）把境外參展商界定為“以境外注冊企業(yè)或境外品牌名義參加展覽的參展商”。境外參展商占所有參展商的比例是衡量和評價一個會展國際化程度及其影響力的重要指標(biāo)。在今天，隨著各國尤其是發(fā)達(dá)國家會展業(yè)的日趨成熟，會展產(chǎn)業(yè)的國際化也逐漸成為各國拓展會展市場、提升會展產(chǎn)業(yè)影響力的越來越重要的手段。

2.根據(jù)參展商參展的聯(lián)合程度劃分

根據(jù)參展商參展的聯(lián)合程度不同，可以把參展商劃分為獨立參展商、聯(lián)合參展商和團(tuán)體參展商。所謂獨立參展商，就是以獨立身份單獨參展的企業(yè)組織或個人；聯(lián)合參展商通常是由兩個或兩個以上參展商組成，這種參展行為更適用于中小參展商，由于各種資源的限制，采用聯(lián)合參展的形式可以更好地減少投資，降低風(fēng)險；在一些跨地區(qū)或者國際性的大型會展活動中，很多參展商還可以組成參展團(tuán)一起參展，這樣有利于增強(qiáng)參展商的競爭力，提高參展的影響力，增強(qiáng)參展效果。

3.根據(jù)參展商的實力及其在行業(yè)中的地位劃分

不同的行業(yè)和系統(tǒng)都存在一些規(guī)模龐大、實力雄厚的龍頭企業(yè)或組織，它們在行業(yè)內(nèi)擁有強(qiáng)大的號召力和影響力，通常扮演著行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的角色；另外，還有一些處于成長階段、發(fā)展?jié)摿?qiáng)勁的行業(yè)趕超型企業(yè)；更多的則是那些實力較差、規(guī)模相對較小的行業(yè)落后企業(yè)。展會中行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者能夠引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展潮流、展示最新技術(shù)、公布權(quán)威信息，這類企業(yè)的參展有利于提升會展的品牌效應(yīng)，增強(qiáng)展會的影響力；行業(yè)趕超型以及行業(yè)落后企業(yè)則可以通過會展展示自己的經(jīng)營特色和市場優(yōu)勢，它們是會展活動參展主體中的主力軍，對會展活動的規(guī)模構(gòu)成重要影響。

4.參展商目標(biāo)劃分

德國展覽協(xié)會根據(jù)市場營銷理論將參展目標(biāo)歸納為基本目標(biāo)、產(chǎn)品目標(biāo)、價格目標(biāo)、宣傳目標(biāo)、銷售目標(biāo)五類。

（1）基本目標(biāo)參展商為了了解新市場、尋找出口機(jī)會、交流經(jīng)驗；了解行業(yè)發(fā)展趨勢、了解競爭情況、檢驗自身的競爭力、了解公司所處行業(yè)的狀況；尋求合作機(jī)會、向新市場介紹本公司的產(chǎn)品。

（2）宣傳目標(biāo)參展商主要是為了建立個人關(guān)系、增強(qiáng)公司形象、了解客戶的需要、收集市場信息、加強(qiáng)與新聞媒體的關(guān)系；接觸新客戶、了解客戶情況、挖掘現(xiàn)有客戶的潛力；訓(xùn)練職員調(diào)研及推廣技術(shù)。

（3）產(chǎn)品目標(biāo)參展商主要是為了推出新產(chǎn)品介紹新發(fā)明、了解新產(chǎn)品營銷成果；擴(kuò)大產(chǎn)品系列、了解市場對產(chǎn)品系列的接受程度。

（4）銷售目標(biāo)擴(kuò)大銷售網(wǎng)、尋找新代理；測試減少貿(mào)易層次的效果。

（5）價格目標(biāo)試探定價余地，將產(chǎn)品和服務(wù)推向市場

澤迪是一家上海展會設(shè)計公司、主要從事展臺設(shè)計搭建、展會裝潢、展會設(shè)計、展會搭建、商務(wù)服務(wù)、咨詢策劃、舞臺、活動、專賣店、展示廳及大型會議等設(shè)計策劃、施工搭建、維護(hù)一體化的展覽設(shè)計建造服務(wù)企業(yè)。公司經(jīng)驗豐富，實力雄厚，擁有國內(nèi)專業(yè)的的展示策劃設(shè)計人才和獨立的施工團(tuán)隊，建設(shè)了3000平米的展覽制作基地。