展覽展會(huì)搭建公司分享一些 會(huì)議展覽活動(dòng)現(xiàn)場中“避坑”指南

1、會(huì)議展覽活動(dòng)前車輛做好備份
在原有車輛需求的基礎(chǔ)上，現(xiàn)場一定要多備出1至2輛車，滿足臨時(shí)的用車需求。

2、停車券提前準(zhǔn)備好
停車券要在活動(dòng)前就準(zhǔn)備好，方便會(huì)議中發(fā)給有需要的嘉賓。

3、酒店房間要多預(yù)留
會(huì)議展覽活動(dòng)中，經(jīng)常會(huì)有新的會(huì)議、會(huì)見或臨時(shí)休息等需求出現(xiàn)，所以酒店的會(huì)議室或者房間也要多做預(yù)留。

4、冬季會(huì)議要準(zhǔn)備衣架
冬季會(huì)議展覽活動(dòng)，嘉賓們會(huì)穿著厚外套，小型會(huì)議的話，建議在場內(nèi)為嘉賓們準(zhǔn)備衣架掛外套，更加體現(xiàn)主辦方的貼心。同時(shí)，也不會(huì)因?yàn)橥馓讙煸谝伪成?，影響現(xiàn)場的拍照效果。

5、嘉賓名牌按最多人數(shù)準(zhǔn)備
嘉賓名單是會(huì)議活動(dòng)中最不確定、最容易變化的內(nèi)容，建議打印名牌時(shí)將最初可能出席的嘉賓名牌都準(zhǔn)備出來，做減法會(huì)比做加法容易得多。如果實(shí)在掌握不了嘉賓情況，可以提前打印出一些“嘉賓”字樣的名牌，可以臨時(shí)救場。

6、會(huì)議展覽活動(dòng)現(xiàn)場需要備打印機(jī)
無論準(zhǔn)備的多么充分，變化也總是無處不在，會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場準(zhǔn)備一個(gè)打印機(jī)特別有必要。臨時(shí)修改日程，新增嘉賓名牌等等，臨時(shí)性的工作，都可以即時(shí)現(xiàn)場應(yīng)對(duì)。

7、會(huì)議展覽活動(dòng)用品要有雙備份
會(huì)議用到的電腦、翻頁筆等重要的會(huì)議用品，一定要有雙備份。會(huì)議相關(guān)系統(tǒng)，特別是線上設(shè)備，一定要提前多做調(diào)試，確保順暢。

8、現(xiàn)場要拍攝記錄留存
無論是否請(qǐng)了專業(yè)攝影師，作為活動(dòng)組織執(zhí)行人員，還是要自己把會(huì)議重要的畫面，比如揭牌兒儀式合影、重要領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議大合影等重要環(huán)節(jié)用相機(jī)或手機(jī)拍照再做備份。萬一攝影師沒有拍到關(guān)鍵畫面，還可以進(jìn)行補(bǔ)位急救。

9、充電寶、充電線、U盤
會(huì)議展覽活動(dòng)現(xiàn)場中最好準(zhǔn)備一個(gè)工具包：充電寶、充電線、U盤、翻頁筆、雙面膠、剪刀等會(huì)上經(jīng)常會(huì)用到的工作準(zhǔn)備齊全。

10、彩排、彩排、彩排
重要的事情說三遍！再小的會(huì)議之前也一定要彩排，將所有的會(huì)議流程過一邊，看看有什么問題是之前沒有想到的，或是容易出現(xiàn)問題的，這時(shí)候就有機(jī)會(huì)再調(diào)整或完善執(zhí)行方案，保證會(huì)議活動(dòng)順利舉行。

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